Videokonferenzen für Unternehmen werden in der modernen, global vernetzten Geschäftsumgebung immer häufiger. Sie erleichtern die tägliche Arbeit im Homeoffice und sorgen für flexible Teamarbeit, was gerade in der Corona-Krise hilfreich ist. Mitarbeiter können per Audio- und Videoübertragung effektiv zusammenarbeiten und Informationen austauschen, ohne auf einen einzigen physischen Ort beschränkt zu sein.

Damit dies problemlos realisierbar ist, bedarf es allerdings geeigneter Videokonferenzsysteme, die wiederum erst die technologischen Voraussetzungen dafür schaffen. Größere Unternehmen, Organisationen und Institutionen sind die Hauptzielgruppe für Videokonferenzlösungen, da sie ihre Kommunikationsabläufe flexibel halten und Menschen über verschiedene Standorte hinweg visuell verbinden möchten. Die Vorteile zeitgemäßer Konferenzsysteme können aber auch von KMUs, Agenturen oder anderen Dienstleistern genutzt werden.

 In der folgenden Anleitung erfahren Sie, was ein Videokonferenzsystem ist, welche Möglichkeiten es bereits auf dem Markt gibt und welche Faktoren bei der Auswahl eines Anbieters berücksichtigt werden müssen.

 1 Was genau ist ein Videokonferenzsystem?

 Eine Videokonferenz ermöglicht die gleichzeitige Audio- und visuelle Kommunikation zwischen zwei oder mehr Personen, die sich an verschiedenen Orten befinden. Eine Videokonferenz erweitert eine klassische Telefonkonferenz um das visuelle Element, das sie von der visuellen Darstellung der Gesprächspartner unterscheidet.

 Neben umfangreichen Raumsystemen, wie Desktop-Systemen oder Cloud-basierten Diensten, gibt es derzeit auch günstigere Optionen. Aber für diesen Beitrag konzentrieren wir uns hauptsächlich auf die vollständig integrierten Raumlösungen, die einen regulären Besprechungsraum in einen virtuellen Videokonferenzraum verwandeln. Die Arten von Videokonferenzsystemen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

1.1 Welche Arten von Videokonferenzgeräten sind verfügbar?

Da für Videokonferenzen eine Datenübertragung in Echtzeit erforderlich ist, sollte für die Übertragung der Daten ein leistungsfähiges Kommunikationsnetz mit genügend Bandbreite genutzt werden. Die Umsetzung erfordert neben der richtigen Anbindung spezialisierte Räume oder andere Lösungen. Die vier gängigsten Typen aktueller Videokonferenzsysteme sind wie folgt:

Eine Beschreibung der vielen Videokonferenzsysteme

System in einem Raum

Professionelle Raumsysteme, oft auch als „All-in-One-Lösungen“ bezeichnet, kommen häufig in größeren Betrieben zum Einsatz. Die Sende- und Empfangstechnik in einem Konferenzraum ist so aufgebaut, dass sie alle Spezifikationen für störungsfreie audiovisuelle Übertragungen erfüllt. Kleinere Systeme (5 bis 10 Personen) bis hin zu kompletten High-End-Lösungen für viele Teilnehmer sind verfügbar.

 programmierbare Lösungen

Derzeit sind mehrere softwarebasierte Videokonferenzlösungen verfügbar, da die meisten Laptops und viele Bildschirme bereits mit Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern ausgestattet sind. Diese können entweder als Cloud-Service erworben oder als On-Premise-Software fest auf dem Rechner installiert werden.

 1.2 Welche Hardware braucht ein Videokonferenzsystem?

 Jeder, der über ein Smartphone und einen schnellen Internetzugang verfügt, kann theoretisch an einer Videokonferenz teilnehmen. Allerdings müssen Sie erst ein geeignetes Videokonferenzsystem in einem Konferenzraum installieren, bevor Sie es nutzen können. 

Dafür konkurrieren verschiedene Vollsysteme, die Full-HD-Videoqualität und höchste Audiostandards bieten. Je nach Modell bieten solche Raumsysteme typischerweise komplett integrierte Lösungen mit folgenden Elementen:

2 Welche Vorteile können Videokonferenzsysteme bieten?

Eine der Schwierigkeiten, die Unternehmen mit der digitalen Transformation hatten, war schon immer die Implementierung effektiver Kommunikationsstrategien. Ob für die interne Kommunikation oder den Diskurs nach außen, es kommt immer darauf an, die Kommunikationswege kurz und die Entscheidungswege effektiv zu halten. Wenn es um die Interaktion mit Kunden, Mitarbeitern oder anderen Partnern geht, können moderne Videokonferenztechnologien hilfreich sein und Unternehmen sogar klare Wettbewerbsvorteile verschaffen.

 2.1 Arbeiten Sie aus der Ferne zusammen

 In einem globalisierten Umfeld wird es immer wichtiger, mit Auftraggebern, Kunden, Abteilungen oder Mitarbeitern aus der ganzen Welt zu kommunizieren. Moderne Konferenzsysteme machen dies möglich und verbinden Menschen, egal ob auf einer Etage oder über Ländergrenzen hinweg.

 2.2 Reisekosten reduzieren

Große Videokonferenzsysteme mögen zunächst recht teuer in der Anschaffung erscheinen und eine erhebliche Investition erfordern, aber sie tragen langfristig zu Kosteneinsparungen bei. Aufgrund dieser Lösungen können die Reisekosten im Laufe der Zeit gesenkt werden, während gleichzeitig wichtige Zeit gespart wird, die sonst für teure Geschäftsbesuche verschwendet würde. Nicht notwendige Dienstreisen entfallen.

2.3 Sprachverständlichkeit

Software-Konferenzsysteme oder (Gratis-)Programme wie Skype for Business oder Google Hangout stellen eine sinnvolle Ergänzung zu Expertenlösungen dar, scheitern aber häufig an schlechter Bild- und Tonqualität. Hohe Erreichbarkeit und Sprachverständlichkeit sind dennoch entscheidende Erfolgsfaktoren für eine effektive Kommunikation, gerade in bedeutsamen Meetings.

 2.4 Zusatznutzen moderner Konferenzsysteme

• Weitere Vorteile von Raumsystemen sind:
• Prozessoptimierung für Unternehmen
• Prozessverbesserung in der Kommunikation
• ein Anstieg der Produktion der Organisation
• Maximierung der Ressourcennutzung
• Effektive Zusammenarbeit
• Flexible Installation von Online-Meetings und Schulungskursen

verbessertes Krisen- und Projektmanagement

Auswahlkriterien für Anbieter

Jedes Unternehmen muss für sich selbst bestimmen, welche Videokonferenz-Option seine Anforderungen am besten erfüllt. Nicht jedes Raumsystem ist für jedes Unternehmen ideal.

 Um die beste Wahl zu treffen, müssen Unternehmen neben allgemeinen Auswahlkriterien wie Kosten, Angebotsstrategien, Beratung und Services oder Kundenbewertungen zunächst ihre technischen Voraussetzungen und Anforderungen an ein System festlegen.

3.1 Technische Anforderungen

Die Qualität der Kameras, die Videoauflösung und die unterstützte Bandbreite können mitunter stark variieren. So gibt es zum Beispiel komplett integrierte Systeme, die jederzeit ein perfektes Bild gewährleisten, indem die Kamera automatisch schwenkt oder sich an der Ausrichtung eines Funkmikrofons orientiert.

3.2 Gesamtzahl der Teilnehmer

Die maximale Teilnehmerzahl ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl des besten Konferenzsystems. Kleinere Lösungen sind nur für kleinere Gruppen bis etwa 10 Personen geeignet, auch wenn sie auch alle Hard- und Softwarekomponenten in einem Gerät enthalten und somit mobil einsetzbar sind.

3.3 Anwendungsbereiche

Die Anwendungsszenarien sind eine weitere Überlegung bei der Auswahl des besten Lieferanten. Hier setzen die Anbieter mitunter unterschiedliche Schwerpunkte. In jedem Fall gibt es mehrere potenzielle Anwendungsfelder:

 3.4 Skalierbarkeit und Offenheit des Systems

Achten Sie darauf, dass der von Ihnen gewählte Anbieter eine standardisierte Integration unterstützt, wenn Sie ein Videokonferenzsystem langfristig nutzen oder mit aktuellen Anwendungen vernetzen möchten.